Was ist ein internes Audit?

Ein internes Audit ist eine systematische, unabhängige und dokumentierte Überprüfung, ob ein Managementsystem die Anforderungen der Norm, der Organisation selbst sowie gesetzliche und betriebliche Vorgaben erfüllt. Es stellt sicher, dass Prozesse eingehalten, Risiken erkannt und Chancen genutzt werden. Die Durchführung ist Pflichtbestandteil aller gängigen Managementsysteme – unter anderem nach ISO 9001 (Qualitätsmanagement), ISO 14001 (Umweltmanagement) oder ISO 50001 (Energiemanagement).

Vorbereitung: Planung ist der halbe Audit-Erfolg

Jedes interne Audit beginnt mit einer sauberen Planung. Im Auditprogramm wird festgelegt, wann, wo und was auditiert wird – also welche Standorte, Prozesse oder Abteilungen. Der Auditplan enthält dabei konkrete Termine, beteiligte Personen und die thematischen Schwerpunkte.

Der oder die Auditor:innen sollten möglichst unabhängig vom zu prüfenden Bereich sein, also z. B. nicht ihren eigenen Prozess auditieren. Zudem müssen sie über ausreichende Kenntnisse des Managementsystems, der zugrundeliegenden Norm und der zu prüfenden Prozesse verfügen. Auch Auditkriterien und -ziele werden im Vorfeld festgelegt – z. B. Einhaltung von Arbeitsanweisungen, Wirksamkeit von Maßnahmen oder Verbesserungspotenziale im Prozessablauf.

Durchführung: Objektiv beobachten, gezielt hinterfragen

Das eigentliche Audit beginnt mit einem Eröffnungsgespräch, in dem das Auditteam den Ablauf erklärt und die Ziele mit dem zu auditierenden Bereich abstimmt. Danach folgt die Auditdurchführung vor Ort oder digital. Dabei sammeln die Auditor:innen Belege, stellen Fragen, beobachten Abläufe, prüfen Dokumente und bewerten die Umsetzung von Vorgaben.

Wichtig ist dabei ein respektvoller, lösungsorientierter Umgang – denn ein Audit ist kein „Verhör“, sondern eine gemeinsame Suche nach Verbesserung. Fragen sollten offen, präzise und neutral formuliert sein. Typische Fragestellungen lauten etwa:
– „Wie stellen Sie sicher, dass diese Aufgabe energieeffizient durchgeführt wird?“
– „Wo wird dokumentiert, dass diese Kontrolle stattgefunden hat?“
– „Wie wurde das Ziel im laufenden Jahr verfolgt?“

Erkennt der Auditor eine Abweichung – also eine Nichteinhaltung von Vorgaben – wird diese sachlich dokumentiert. Daneben gibt es auch Hinweise zur Verbesserung, die keine Pflicht zur Korrektur auslösen, aber zur Optimierung anregen können.

Bewertung und Nachbereitung: Aus Fakten werden Verbesserungen

Am Ende des Audits erfolgt das Abschlussgespräch mit allen relevanten Beteiligten. Hier werden die Beobachtungen vorgestellt und bewertet. Abweichungen, Stärken und Hinweise werden transparent dargestellt – gemeinsam mit Empfehlungen zum weiteren Vorgehen.

Die Ergebnisse fließen in einen Auditbericht, der alle Feststellungen dokumentiert. Falls Abweichungen festgestellt wurden, werden entsprechende Korrekturmaßnahmen festgelegt – mit Verantwortlichkeiten, Fristen und Nachverfolgung. Der Auditbericht dient auch als Grundlage für die Managementbewertung, also die Überprüfung durch die Geschäftsführung.

Fazit: Interne Audits als Werkzeug für echte Verbesserung nutzen

Ein internes Audit ist kein Selbstzweck – sondern ein kraftvolles Werkzeug, um Prozesse zu verbessern, Fehlerquellen zu minimieren und das Managementsystem weiterzuentwickeln. Wenn es strukturiert, unabhängig und lösungsorientiert durchgeführt wird, entsteht echter Mehrwert: mehr Transparenz, mehr Qualität und mehr Vertrauen – intern wie extern.

Tipp: Verwenden Sie standardisierte Auditvorlagen und Checklisten, um systematisch und normgerecht zu auditieren – das spart Zeit und erhöht die Aussagekraft der Ergebnisse.