Was ist ein internes Audit?

Ein internes Audit ist eine systematische, unabhängige und dokumentierte Prüfung, mit der beurteilt wird, ob das Qualitätsmanagementsystem die Anforderungen der ISO 9001 erfüllt – und ob es wirksam umgesetzt und aufrechterhalten wird. Ziel ist es nicht, „Fehler zu finden“, sondern Potenziale zu identifizieren, Risiken zu erkennen und die Basis für Verbesserungen zu schaffen.

Nach ISO 9001:2015 (Kapitel 9.2) müssen interne Audits in geplanten Abständen durchgeführt werden, wobei sowohl die Normanforderungen als auch unternehmensspezifische Regelungen berücksichtigt werden müssen.

Planung: Der erste Schritt zum erfolgreichen Audit

Bevor das eigentliche Audit stattfindet, muss ein Auditprogramm aufgestellt werden. Dieses legt fest:

• Welche Bereiche und Prozesse auditiert werden,
• in welchem Turnus (z. B. jährlich, halbjährlich),
• und welche Personen als Auditor:innen eingesetzt werden.

Ein Auditplan für jeden Audittermin sollte die genauen Themen, den Ablauf, die beteiligten Personen und ggf. benötigte Unterlagen enthalten. Wichtig ist, dass Auditoren unabhängig vom zu prüfenden Bereich agieren, also keine Selbstprüfung stattfindet.

Zur Vorbereitung gehört auch die Sichtung relevanter Dokumente: z. B. Prozessbeschreibungen, Verfahrensanweisungen, Qualitätsziele, Reklamationsstatistiken oder frühere Auditberichte. Diese helfen, den Fokus auf wesentliche Themen zu legen.

Durchführung: Beobachten, hinterfragen, bewerten

Das interne Audit beginnt mit einem Eröffnungsgespräch, bei dem Ablauf, Ziele und Rahmenbedingungen besprochen werden. Es dient auch dazu, eine offene Gesprächsatmosphäre zu schaffen und Berührungsängste abzubauen.

Im Anschluss beginnt das Audit im jeweiligen Bereich. Die Auditor:innen stellen gezielte Fragen, beobachten Abläufe, prüfen Aufzeichnungen und gleichen diese mit Vorgaben ab. Wichtig ist, objektiv und lösungsorientiert zu agieren – immer im Sinne der Verbesserung, nicht der „Fehlersuche“.

Typische Fragen im Auditalltag können sein:

• Wie stellen Sie sicher, dass nur freigegebene Dokumente verwendet werden?
• Wie wird mit fehlerhaften Produkten umgegangen?
• Welche Maßnahmen wurden zur Zielerreichung umgesetzt?
• Welche Risiken wurden in Ihrem Prozess identifiziert und wie werden sie gesteuert?

Erkennt der Auditor eine Abweichung – also z. B. eine Nichteinhaltung interner Vorgaben oder Normanforderungen –, wird diese sachlich dokumentiert. Ergänzend können auch Hinweise zur Verbesserung ausgesprochen werden.

Nachbereitung: Maßnahmen ableiten und dokumentieren

Nach Abschluss des Audits findet ein Abschlussgespräch mit den Verantwortlichen statt. Dabei werden die Beobachtungen, Abweichungen und positiven Aspekte vorgestellt. Ziel ist es, ein gemeinsames Verständnis über die Ergebnisse und die nächsten Schritte zu schaffen.

Im Anschluss wird ein Auditbericht erstellt. Er enthält:

• den Ablauf und die Themen des Audits,
• festgestellte Abweichungen oder Verbesserungshinweise,
• die Bewertung der Konformität,
• sowie empfohlene oder vereinbarte Korrekturmaßnahmen mit Verantwortlichkeiten und Fristen.

Diese Maßnahmen müssen nachverfolgt und auf ihre Wirksamkeit überprüft werden – oft erfolgt dies im Rahmen eines Folgeaudits oder durch den QMB (Qualitätsmanagementbeauftragten).

Fazit: Internes Audit als Chance zur Weiterentwicklung

Ein internes Audit nach ISO 9001 ist kein Kontrollinstrument im klassischen Sinn, sondern ein strategisches Werkzeug zur Qualitätssicherung und Verbesserung. Wenn es strukturiert geplant, fair durchgeführt und konsequent nachbereitet wird, stärkt es nicht nur das Qualitätsmanagementsystem – sondern das gesamte Unternehmen.

Denn wer weiß, was im eigenen Haus wirklich passiert, kann besser steuern, schneller reagieren und sich kontinuierlich weiterentwickeln.

Tipp: Mit klaren Checklisten, regelmäßiger Schulung der Auditor:innen und einer offenen Gesprächskultur im Audit gelingt der Spagat zwischen Normerfüllung und echter Verbesserung am besten.